Tuottavuutta lisää

Suomen kunnat hakevat tuottavuutta lisää laatimalla tuottavuusohjelmia. Minulta kysytään usein, mitä tuottavuusohjelma oikeastaan tarkoittaa? Millä tavoilla tuottavuutta voidaan kuntaorganisaatioissa parantaa?

Nurmeksen kaupunki ja Suomen valtio tavoittelevat tällä hetkellä 1,25 %:n tuottavuuden parantamista vuodessa. Tämä näkyy kuntien valtionosuusleikkausten muodossa niin, että esimerkiksi Nurmeksen kaupungin valtionosuudet laskevat ensi vuonna 67 euroa per. asukas eli yhteensä 551 410 euroa. Silti valtionosuudet nousevat tämänkin ”leikkauksen” jälkeen absoluuttisesti vielä 445 000 euroa vuodessa eli miltei kaksi prosenttia!

Lyhyesti vastattuna tuottavuusohjelma tarkoittaa kaikkia niitä toimenpiteitä mitä itse voi tehdä. Annan nyt näistä toimenpiteistä esimerkkilistan vaikuttavuusjärjestyksessä (oma mielipiteeni):

1. Hanki yksi uusi asiakas palveluiden käyttäjäksi tai yksi uusi asukas kuntaan. Uusi asiakas on palkinto, ei rasite. Kiinteille kuluille tulee näin yksi jakaja lisää. Tuottavuus voi parantua jopa 15 % yksittäisessä kuntapalvelussa.
2.  Lajittele asiakkaat todellisen palvelutarpeen mukaan eri luokkiin ja järjestä kullekin luokalle eritasoinen palvelu ja erilainen palvelutapa. Seuraa näiden luokkien välisiä yksikköhintoja. Näin löydät ylihinnoitellut ostopalvelut. Tuottavuus voi parantua jopa 10 %.
3. Sopeuta kapasiteetti kysynnän mukaan, älä kuluvan vuoden budjetin tai toteuman mukaan. Sopeuta kaikki resurssit ajoissa (myös rakennukset). Tuottavuus voi parantua 3-5 %.
4. Älä hyväksy lineaarista prosenttibudjetointia. Kysynnän muutoksia on molempiin suuntiin. Ole valmis lisäämään tai vähentämään palvelua jopa 3 % vuosittaisen kysynnän mukaan. Tämä parantaa tuottavuutta jopa 2 % vuodessa.
5. Aloita muutos heti, kun olet tunnistanut kohteen. Myöhästynyt toimenpide hidastaa tuottavuuden kasvua. Tämä on kuntien todellinen ongelma.
6. Vertaa tuottavuutta alan parhaimpiin. Miksi sama työ voi olla toisessa kunnassa 15 % kalliimpaa kuin toisessa kunnassa? Onko kuntasi johtaminen kunnossa?
7. Tee toimenkuvista vaativia, mutta silti selkeitä. Näin saat tasoitettua ihmisten välisiä henkilökohtaisia tuottavuuseroja. Rekrytoi korkean tuottavuuden ihmisiä ja johda heitä.
8. Varusta työntekijäsi hyvillä työkaluilla ja opeta heidät priorisoimaan työt niin, että läpimenoaika lyhenee eli ensin tehdään ne työt, joita muut jatkavat seuraavissa työvaiheissa.
9. Lopeta toimintaympäristön syyttäminen ja pyri muuttamaan toimintaympäristöä oman kuntasi tai palvelualueesi tarpeita paremmin vastaavaksi. Näin oma työsi ja energiasi suuntautuu oikein.
10. Jos et muuta keksi, niin etsi säästöjä. Säästöt eivät paranna tuottavuutta, mutta antavat hieman lisäaikaa tuottavuuden parantamiseen.

Mistä toimenpiteestä Sinä olet jo päättänyt aloittaa?